Planificación y Preparación:

• Define el objetivo: ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué se espera lograr al final?
• Crea una agenda clara y concisa: Distribúyela con anticipación para que los participantes sepan qué esperar y puedan prepararse. Incluye los temas a tratar, el tiempo estimado para cada uno y quién liderará cada sección.
• Invita solo a los participantes necesarios: Se selectivo con las invitaciones. Demasiadas personas pueden dificultar la discusión y la toma de decisiones.
• Comparte material previo (si es necesario): Documentos, presentaciones o cualquier información relevante deben enviarse antes de la reunión para optimizar el tiempo de discusión.
• Considera la duración: Intenta mantener las reuniones lo más cortas posible. Bloques de tiempo más cortos y enfocados suelen ser más efectivos. Permite descansos entre reuniones consecutivas.

Durante la Reunión:

• Comienza a tiempo: La puntualidad es crucial para respetar el tiempo de todos.
• Asigna roles (si es necesario): Considera tener un moderador para guiar la discusión, un tomador de notas para registrar los puntos clave y las acciones, y un controlador de tiempo para asegurar que se cumpla la agenda.
• Establece normas de participación: Al inicio, recuerda a los participantes cómo pueden intervenir (levantar la mano virtual, usar el chat, etc.) y la importancia de mantener sus micrófonos en silencio cuando no estén hablando.
• Fomenta la participación activa: Haz preguntas directas, anima a compartir diferentes perspectivas y asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar.
• Mantén el enfoque en la agenda: El moderador debe guiar la conversación y evitar desviaciones innecesarias. Si surge un tema importante pero fuera de la agenda, considera agendar una reunión aparte para discutirlo.
• Utiliza las herramientas de la plataforma de forma efectiva:
  • Compartir pantalla: Utilízala para presentar información visual de manera clara. Asegúrate de compartir la ventana correcta para evitar mostrar información innecesaria.
  • Chat: Úsalo para compartir enlaces, hacer preguntas rápidas que no interrumpan al orador o para comentarios breves.
  • Pizarra blanca/Colaboración: Emplea estas herramientas para brainstorming, resolución de problemas visual o para recoger ideas de forma interactiva.
  • Encuestas/Votaciones: Utilízalas para obtener opiniones rápidas o tomar decisiones de forma democrática.
  • Levantar la mano: Anima a los participantes a usar esta función para indicar que desean hablar sin interrumpir.
  • Reacciones: Utiliza las reacciones (me gusta, aplauso, etc.) para mostrar acuerdo o comprensión de forma no verbal.
• Se conciso y claro al hablar: Ve directo al grano y evita divagaciones.
• Escucha activamente: Presta atención a lo que dicen los demás, haz preguntas para aclarar dudas y muestra interés.
• Gestiona el tiempo de cada punto de la agenda: El controlador de tiempo (o el moderador) debe asegurarse de que se respeten los tiempos asignados a cada tema.
• Resume los puntos clave y las decisiones: Al final de cada tema y al finalizar la reunión, haz un breve resumen de lo discutido y las decisiones tomadas.

Después de la Reunión:

• Comparte las notas de la reunión y las acciones a seguir: Envía un resumen claro de los puntos clave, las decisiones tomadas y las tareas asignadas a cada persona, con plazos específicos.
• Haz un seguimiento de las acciones: Asegúrate de que las tareas asignadas se estén cumpliendo y ofrece apoyo si es necesario.
• Solicita retroalimentación (opcional): Pregunta a los participantes qué les pareció la reunión y cómo podría mejorarse en el futuro.

Específicos para Microsoft Teams:

• Opciones de reunión: Familiarízate con las opciones de reunión antes de programarla. Puedes configurar quién puede omitir la sala de espera, quién puede presentar, si permitir el chat, las reacciones, etc.
• Roles de reunión: Asigna roles de «Organizador», «Presentador» y «Asistente» para controlar los permisos de los participantes.
• Grabación: Graba las reuniones para aquellos que no pudieron asistir o para futuras referencias. Asegúrate de informar a los participantes que la reunión se está grabando.
• Subtítulos en vivo: Activa los subtítulos en vivo para mejorar la accesibilidad.
• Fondos virtuales y desenfoque: Utiliza estas funciones para mantener la privacidad y reducir distracciones visuales.
• Integración con otras herramientas de Microsoft 365: Aprovecha la integración con Planner para asignar tareas directamente desde la reunión o con OneNote para tomar notas colaborativas.
• Salas para grupos pequeños (Breakout Rooms): Utiliza esta función para dividir a los participantes en grupos más pequeños para discusiones enfocadas.

Específicos para Google Meet:

• Controles del organizador: Utiliza los controles del organizador para gestionar quién puede compartir su pantalla, enviar mensajes de chat, controlar el micrófono y la cámara de otros, etc.
• Grabación: Al igual que en Teams, puedes grabar las reuniones.
• Subtítulos automáticos: Meet ofrece subtítulos automáticos en varios idiomas.
• Fondos virtuales y efectos: Personaliza tu fondo o utiliza efectos visuales para hacer las reuniones más atractivas.
• Encuestas y preguntas y respuestas: Utiliza estas funciones integradas para interactuar con la audiencia y obtener feedback.
• Pizarra de Jamboard: Integra una pizarra de Jamboard para la colaboración visual en tiempo real.
• Extensiones de Chrome: Existen diversas extensiones de Chrome que pueden añadir funcionalidades a Google Meet para mejorar la productividad de las reuniones.

Al aplicar estos principios y aprovechar las funcionalidades específicas de Meet y Teams, podrás facilitar reuniones en línea más efectivas, productivas y agradables para todos los participantes. ¡Mucha suerte!